Wir organisiere ich mich eigentlich?

(null)Während ich in Kur war, wurden einige wunderbare Blogparaden ins Leben gerufen. Hach – immer dann, wenn man gerade selbst keinen Laptop zur Hand hat, immer das Gleiche 😉

Eine davon jedenfalls, über die musste ich erst noch nachdenken. Das war die Blogparade vom wunderbaren Blog „Christliches Zeitmanagement“. Nein, keine Sorge, es geht auf dem Blog nicht darum, den christlichen Glauben einzuplanen. Es geht mehr um das allgemeine Zeitmanagement – genauer gesagt, geht es in dieser Blogparade darum, wie man sich generell organisiert.

Dazu haben die beiden Autoren (Nils und Benjamin) acht Fragen entworfen, denen ich mich hier auch gern stellen möchte. Und dabei werden Sie auch lesen, warum ich da erstmal nachdenken musste 🙂

1. Wie organisiert du deine tägliche Arbeit?

Zunächst mal: ICH LIEBE PAPIER! Und mein Handy! Jawohl, ich gebe es zu. Das muss ich auch vorweg sagen, denn das ist mein allergrößtes Problem. Ich liebe es, auf Papier zu schreiben, aber ich liebe es auch, wenn mein Handy beispielsweise meine beste Gedankenstütze ist. 

Darum: Momentan organisiere ich meine tägliche Arbeit mit beidem 🙂 Ich muss aber auch gestehen, dass ich ein ganz gutes fotografisches (oder muss ich sagen haptisches?) Gedächtnis habe, WENN ich etwas mit der Hand schreibe. Darum verzichte ich niemals nie auf Papier. Ein Einkaufszettel, den ich selbst per Hand geschrieben habe, den kann ich ruhig zu Hause vergessen. Ich weiß trotzdem meist alles… 
Aber ich schweife ab! Näheres dann bei den einzelnen Fragen.

2. Wie führst du deinen Kalender?

Ich führe einen Google Kalender, der mit meinem Handy synchron läuft. Als ich noch in einer Partnerschaft lebte, habe ich auch die Vorteile genutzt, die auch Nils und Benjamin darin sehen: Der Partner ist eben auf dem Laufenden. 
Aber auch jetzt habe ich diverse Vorteile, wenn ich meinen Kalender online habe: Ich arbeite zu 80% im Home Office. Die restliche Zeit bin ich unterwegs. Zusätzlich teile ich die reine Arbeitszeit frei ein. Da ist es gut, wenn ich vor einer Terminzusage eben die Lage checken kann.

Außerdem lasse ich mir dann noch die Termine mindestens 1 Stunde besser aber 3 Stunden vorher anzeigen. So vergesse ich keinen und kann meine Zeit bis dahin besser planen.

Übrigens habe ich laaange Jahre versucht auch einen Papier-Kalender zu betreiben. Ich liebe einfach das Gefühl eines Kalenders, den Moment, wenn man darin etwas einträgt. Am besten mit einem besonderen Stift. Ich verstehe daher den Hype um den Filofax. Kann mich dem aber noch erwehren, weil ich eh gescheitert bin, einen Papierkalender zu betreiben. Ich vergesse es einfach ständig. Und wer führt schon zwei Kalender parallel? Viel zu viel Arbeit / Zeit!

3. Wie verwaltest du deine Aufgaben?

Das ist etwas peinlich. Denn das mache ich tatsächlich old school mit Notizbüchern. Schon immer. Und in diversen Ausführungen. Mein momentaner Favorit ist ein Din A 5 Ringbuch mit vielen, vielen Seiten. Darin habe ich private wie Arbeitsaufgaben. Alles in Kategorien geordnet. Markierstreifen zeigen mir an, wann eine Kategorie beginnt. 

Darin führe ich auch klassische to do Listen, die ich abhake. Da ich sehr selbständig arbeite, reicht das. Denn kein anderer muss damit klar kommen 🙂

Ab und an bekomme ich einen Rappel, reiße alles raus und sortiere / schreibe es neu 🙂

4. Für welche Tätigkeiten nutzt du den Computer, wann Papier?

Auf Papier halte ich alles fest, was im Kopf bleiben muss! Private to dos wie bürokratische Briefe beantworten, Einkaufslisten, Ausgaben, Arbeits-to-dos, Stundenzettel… Das lässt sich beliebig fortsetzen.
Grund ist, wie schon gesagt, mein eher fotografisch-haptisches Gedächtnis. Wenn ich etwas mit einem Stift zu Papier bringe, weiß ich wo es steht und was dort steht. Darum ist mir mein Notizbuch echt heilig.

Damit es nicht neugierige Nasen anlockt oder es nicht so schlimm ist, wenn es kaputt geht, ist es übrigens überhaupt nicht gestaltet. Es gibt ja viele, die sich in der Gestaltung eines solchen Heiligtums auch ergehen können. Ich nicht 🙂

Neben dem Google Kalender gibt es noch eine Excel Tabelle die „Alleswasichbrauche“ heißt, passwortgeschützt ist und ziemlich viele Infos sortiert in einzelnen Mappen zu meinen Online-Arbeiten enthält. Dort sammle ich alles, was ich später auch noch wissen muss und nicht auf Zetteln rumfliegen sollte.

Meine Mails landen übrigens nicht in Outlook 😉 Sie sind aber nach Kunden / privatem organisiert. Wichtiges wird markiert und hervorgehoben, bis es erledigt ist. 

5. Wie organisiert du deine Freizeit?

Ich kann meine Freizeit flexibel und selbst gestalten. Das bringen meine Lebensumstände und der Job mit sich und für beides liebe ich mein Leben gerade sehr! Daher finden sich im Google Kalender für alles Termine!
Die privaten sind meist noch farblich gekennzeichnet, damit ich sofort sehe, um was es geht. Ärzte haben übrigens eine eigene Farbe 🙂 
Der Lausbub hat – wie die meisten Kinder in dem Alter tatsächlich – schon eigene Termine, die auch in dem Kalender stehen. Er brauch ja noch keinen eigenen 🙂

Lange im Voraus plane ich eigentlich nicht wirklich. Ich weiß gern, was in der laufenden / kommenden Woche so ansteht, ob der Lausbub und ich ausgelastet oder gar im Stress sind. Mit Kind ist es schon wichtig, dass man Verabredungen trifft. Eltern wissen das 😀

6. Wie gehst du mit `“Aufschieberitis“ um?

Hasse ich! Hasse ich an mir, hasse ich an anderen. Warum schiebt man etwas auf? Na ja, meist, weil es unangenehm ist. Dem begegne ich ähnlich wie Benjamin: Direkt morgens erledigen, weil einem dann schon eine Last von den Schultern fällt. 
Das habe ich aber selten… Außer beim Hausputz vielleicht 😉

7. Was ist deiner Meinung nach der größte Vorteil an deiner Arbeitsform?

Arbeitsform… schweres Wort. Daran bin ich übrigens auch beim Einlesen auf die Parade hängen geblieben und musste nachdenken. Habe ich eine Arbeitsform? Überraschenderweise habe ich kurz an mir gezweifelt, weil ich dachte, ich sei unorganisiert. Mmmmh, ich weiß nicht, mein Chef behauptet (Gott sei Dank) das Gegenteil 😀

Klar, ich habe mein Notizbuch und mein Google Kalender. Außerdem noch meine Datei. Aber mehr Konzept habe ich nicht. Ich erledige vieles sofort. Da brauche ich nicht viel an „Arbeitsform“. Das meiste muss ich koordinieren, wenn Kunden neue Aufgaben dazu „werfen“. Dann muss ich sehen, wann ich was erledige. Das Priorisieren geschieht aber tatsächlich im Kopf. Da ist ja das meiste von meiner to do Liste weiß, ist das nicht schwer.

UND: Ich habe gelernt, dass Aufgaben nicht „verloren“ gehen. Auch wenn zwei Aufgaben sehr eilig sind, es wird niemand umkommen, wenn eine Aufgabe trotzdem warten muss. Diese Haltung entspannt mich und ich schaffe die Arbeit meist trotzdem just in time. Eben weil es nicht so stresst. 
Geht doch etwas schief: Hole ich mir dann sofort Hilfe! Bloss keine Alleingänge. Von dem Stress ausgehend, geht meist alles schief und dann hilft die beste Orga nix. 

8. Welche App oder welchen Bürogegenstand empfiehlst du unseren Lesern am meisten?

Empfehlen würde ich, selbst zu testen, was zu einem passt: Ob nun digitales oder offline Notizbuch. Wichtig ist nur: Aufgaben aufschreiben sollte schon sein, finde ich!

Wirklich empfehlen kann ich aber Google. So verteufelt es auch aus Datensicht sein mag, ist einfach praktisch! Mein Kalender, synchronisiert sich, ich bin immer auf dem Laufenden. Und die anderen Tools nutze ich berufsbedingt ja auch. Da ergeben sich so viele Überschneidungen und Notwendigkeiten (Online Marketer verstehen das 😉 ). 

Alle Tools, die ich außerdem noch meiner Branche hinsichtlich Zeitmanagement empfehlen würde, ich glaube, daraus mache ich einen eigenen Post 😉

 

Und noch zur Info: Einer der lieben Initiatoren ist Benjamin, der hier schon mal ein Interview gab.  

 

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